Como Fazer Inventário de Estoque: Passo a Passo Completo

O que é inventário de estoque?

Inventário é o processo de contar fisicamente todos os produtos da sua loja e comparar com o que o sistema diz que deveria ter. A diferença entre os dois é chamada de divergência — e descobrir essas divergências é exatamente o objetivo do inventário.

Todo varejista precisa fazer inventário periodicamente. Não fazer é como dirigir de olhos fechados: você não sabe o que realmente tem, o que perdeu e o que está errado.

Por que fazer inventário?

Identificar perdas e furtos

A realidade do varejo: produtos somem. Furto interno, furto externo, produtos que caíram atrás da prateleira, itens que foram dados como amostra e ninguém registrou. O inventário revela tudo isso.

Corrigir erros de lançamento

Um produto entrou no estoque como 10 unidades, mas na verdade eram 8 — o conferente errou. Uma venda foi cancelada mas o estoque não voltou. O inventário corrige esses erros acumulados.

Base para decisões de compra

Se o sistema diz que você tem 20 unidades, mas na verdade tem 5, você vai demorar para repor e perder vendas. Com o estoque correto pós-inventário, suas decisões de compra ficam precisas.

Obrigação contábil

Para fins fiscais e contábeis, o inventário é obrigatório no encerramento do exercício. O contador precisa do inventário físico para fechar o balanço.

Tipos de inventário

Inventário total

Conta todos os produtos da loja de uma vez. É o mais completo, mas exige mais tempo e, geralmente, a loja precisa fechar durante a contagem.

Quando usar: final de ano, troca de gestão, suspeita de perdas grandes.

Inventário parcial (rotativo)

Conta apenas uma parte do estoque por vez — por exemplo, uma categoria por semana. Ao longo do mês ou trimestre, todo o estoque foi contado sem precisar parar a operação.

Quando usar: rotina mensal, lojas que não podem fechar para inventário.

Inventário por classificação

Conta todos os produtos de uma categoria específica — por exemplo, todas as camisetas, ou toda a linha de calçados. Útil quando você suspeita de problema em uma categoria específica.

Passo a passo: como fazer inventário

1. Prepare-se

Defina a data: preferencialmente fora do horário de pico ou com a loja fechada
Organize o estoque: produtos bagunçados = contagem errada
Imprima fichas ou use o sistema: cada produto precisa de um lugar para anotar a contagem
Escale a equipe: dois contadores é melhor que um (um conta, outro confere)

2. Congele o estoque

Durante a contagem, não pode haver movimentação. Nada de vendas alterando o estoque enquanto você conta. Se usar sistema, inicie o inventário no sistema antes de começar a contar — ele congela os saldos naquele momento.

3. Conte fisicamente

Conte produto por produto, prateleira por prateleira
Use leitor de código de barras para agilizar
Conte variações separadamente (tamanho P ≠ tamanho M)
Anote a quantidade encontrada para cada item

4. Lance no sistema

Digite as quantidades contadas no sistema. Ele vai comparar automaticamente:

Contagem = sistema: OK, sem divergência
Contagem > sistema: sobra (estoque real é maior que o registrado)
Contagem < sistema: falta (possível perda, furto ou erro)

5. Analise as divergências

Antes de ajustar, investigue as divergências grandes:

A diferença faz sentido? (ex: produto que costuma ser furtado)
Pode ser erro de contagem? (recontar os itens com divergência)
O lançamento original estava errado? (verificar NF-e de entrada)

6. Ajuste o estoque

Após analisar, aplique o inventário no sistema. Ele vai gerar as movimentações de ajuste automaticamente:

Itens com falta: gera saída de ajuste
Itens com sobra: gera entrada de ajuste
Itens sem divergência: mantém

7. Documente

Guarde o relatório de inventário com:

Data da contagem
Quem contou
Divergências encontradas
Valor total das perdas
Ações tomadas (ex: investigação de furto, ajuste de processo)

Dicas para um inventário eficiente

Use código de barras

Contar com pistola de código de barras é 5x mais rápido que contar manualmente e com muito menos erros.

Conte duas vezes

Em caso de divergência, sempre faça uma segunda contagem antes de ajustar. Erro de contagem é mais comum do que furto.

Faça inventários menores com mais frequência

Um inventário total por trimestre é melhor que um por ano. Inventários rotativos semanais são ainda melhores. Quanto mais frequente, menores as surpresas.

Não ajuste sem investigar

Divergência de 1-2 unidades em produtos pequenos pode ser normal. Divergência de 50 unidades em produto caro precisa de investigação antes de ajustar.

Inventário com o Finkos

O Finkos tem módulo de inventário completo:

Inventário total ou parcial — escolha o escopo
Contagem por variação — tamanho, cor, grade
Consolidação automática — compara contagem vs. sistema
Ajuste com um clique — aplica as correções no estoque e registra no kardex
Relatório de divergências — valor das perdas e ganhos
Multi-loja — inventário por filial

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